Incoming-matkatoimistolle
Winresillä hallitset matkatoimiston koko palveluprosessin ja ryhmätarjousten käsittelyn.
Incoming-toimiston tehtävänä on järjestää maahan tulevien ryhmien palvelut paikallisesti. Toimisto ei yleensä järjestä itse matkaa, vaan toimiston vastuu alkaa siitä, kun maahan on saavuttu. Incoming-toimiston asiakas on usein ulkomailla toimiva matkatoimisto. Joskus voidaan toimia myös suoraan yritysasiakkaiden kanssa, mutta harvemmin suoraan yksityisten henkilöiden.
Tilaukset saadaan pääsääntöisesti tarjouskierrosten jälkeen. Yleensä pyritään käyttämään samoja alihankkijoita. Vahvistukset ja laskut tulostetaan englanniksi tai muulla kielellä. Winres mahdollistaa laskujen tulostamisen myös valuutoissa, mutta kurssimuutosriskien tätä ei suositella.
Ominaisuudet
Winres on kattava järjestelmä incoming-matkatomistolle.
Varaustoiminnot
Laskutus ja kassa
Myyntireskontra
CRM Asiakashallinta
Myyntitilastot
Valuuttakäsittelyt
Raportit kirjanpitoon
Ryhmätarjoukset
Tarjouspohjat
Tarjousten arkistointi
Katelaskelmat
Kuvaukset
RYHMÄTARJOUKSET
Tarjouksia tehdään varausohjelmalla, mutta ne tallennetaan erikseen varauksista. Tarjouksessa tehdään matkaohjelmaa. Tarjous voi sisältää mitä tahansa palveluita: kuljetuksia, majoituksia, oheispalveluita, ruokailuja, pääsylippuja, jne. Tarjousta tehtäessä jokaiselle palvelulle annetaan osto- ja myyntihinta. Näin muodostunutta katetta voidaan sitten säätää kertoimilla tai antamalla suoraan asiakkaan hinta.
KATELASKELMAT
Katelaskelmia varten myytävät palvelut jaetaan yleiskuluihin, henkilökuluihin ja lisäpalveluihin. Henkilömäärän muutoksissa järjestelmä osaa laskea tarjouksen automaattisesti uudestaan.
TARJOUSPOHJAT
Jokaisesta tarjouksesta tuotetaan tarkat katelaskelmat, matkaohjelmat erikseen asiakkaalle ja oppaalle, hinta- ja veroerittelyt. Tarjoukset voidaan siirtää suoraan valmiisiin tekstipohjiin, joissa on myös graafisia elementtejä, jolloin tarjouksen ulkoasusta saadaan näyttävä.
TARJOUSARKISTOT
Tarjouksesta tehdään usein eri versioita. Winres–tarjousjärjestelmä tallentaa kaikki versiot, ja mikä tahansa aiemmin tehty voidaan ottaa uudestaan käsittelyyn. Samoin mikä tahansa tarjous voidaan kopioida uudeksi tarjoukseksi. Tämä ominaisuus on erityisen kätevä, jos on mahdollista muodostaa vakio-ohjelmia, joita pyritään tarjoamaan joko sellaisenaan tai hiukan muokattuina.
Winres-perusjärjestelmä
Winres-perusjärjestelmä sisältää matkailuyrityksen varaus-, taloushallinta- ja CRM-toiminnot.
Alla esitellyt perusominaisuudet sisältyvät kaikkiin Comgaten toimittamiin Winres-ratkaisuihin.
Varaustoiminnot
Varaukselle valitaan asiakas, myytävät tuotteet ja hinnoitellaan tarvittaessa. Varaus tallennetaan ja laskut voidaan muodostaa heti tai myöhemmin. Järjestelmä hoitaa kaiken muun; verokäsittelyt, provisiot, kapasiteetit, hinnoittelut, historiat ja tiedot kirjanpitoon.
Laskutus- ja kassatoiminnot
Laskut muodostetaan suoraan varauksesta. Muutoksissa ja peruutuksissa vanhat laskut hyvitetään automaattisesti. Tulleet suoritukset huomioidaan automaattisesti uusissa laskuissa. Ennakko- ja loppulaskut saadaan samalla kertaa. Laskut voidaan tulostaa tai lähettää asiakkaalle sähköpostitse. Myös sähköinen laskutus (finvoice) on mahdollista ottaa käyttöön.
CRM Asiakashallinta
Kaikki varauksen tehneet asiakkaat yhteystietoineen tallentuvat järjestelmään. Uutta varausta aloitettaessa saadaan vanhan asiakkaan tiedot suoraan rekisteristä. Uusi asiakas lisätään rekisteriin suoraan varausta tehtäessä. Asiakkaiden ostot tilastoituvat automaattisesti. Tietoja hyödynnetään mm. tilastoinnissa ja poimittaessa asiakkaita erilaisiin postituksiin.
Myyntitilastot
Järjestelmä tilastoi myyntiä tuotteittain, tuoteryhmittäin, asiakkaittain, asiakasryhmittäin, agenteittain ja virkailijoittain. Raportit ajetaan aina tarvittaessa halutulle aikavälille. Raportit saadaan euroina tai matkustajamäärinä. Hakuperusteena on sekä varauspäivä että lähtöpäivä. Raporteille voidaan ottaa 1-4 vertailuvuotta, jolloin nähdään suoraan, miten kauppa käy suhteessa aikaisempiin vuosiin.
Myyntireskontra
Uudet laskut ja kassatapahtumat näkyvät reskontrassa automaattisesti ja välittömästi. Pankkiin tulleet suoritukset luetaan järjestelmään automaattisesti siirtotiedostosta. Laskukyselyjä voidaan tehdä varaukselle, asiakkaalle, agentille, kohteelle, lähtöpäivälle, jne. Erääntyneet ja huomautuslaskut voidaan ottaa esim. varaukselle, asiakkaalle ja agentille.
Raportit kirjanpitoon
Winres tiliöi myynnin automaattisesti jo varausta tehtäessä. Myynti päätetään kirjanpitoon kuukausittain. Myyntiraportin lisäksi tarvitaan ennakko- ja myyntisaamisraportit sekä lasku- ja suoritusluettelo. Kuukauden kirjanpito on käsitelty keskimäärin tunnissa. Kirjanpitoraporttien lisäksi ohjelmasta voidaan tulostaa raportti Kuluttajavirastolle.