Matkatoimistolle
Winresillä hallitset matkatoimiston koko palveluprosessin ja seuraat missä mennään myynnissä.
Winres tuntee ennakko- ja loppumaksut, hallitsee kaikki mahdolliset verokäsittelyt välitysmyynnin veroista marginaaliveroihin, ja osaa myös valuuttakäsittelyt. Kun virkailija tekee varauksen varausohjelmassa, varaus kaikkine tietoineen on heti hyödynnettävissä järjestelmän muissa osissa. Asiakastiedot ovat käytettävissä CRM-asiakashallinnassa markkinointi- ja tiedotustarkoituksiin. Varauksen laskutus- ja maksutietoja pääsee tutkimaan myyntireskontrassa. Myyntiä voidaan seurata kattavien myyntiraporttien avulla. Kirjanpitoraporteista saadaan tulostettua kirjanpitoon vaadittavat dokumentit.
Ominaisuudet
Winres-järjestelmällä hoidat kaikki matkatoimiston rutiinit.
Varaustoiminnot
Laskutus ja kassa
Myyntireskontra
Verkkokauppa
Myyntitilastot
Valuuttakäsittelyt
Raportit kirjanpitoon
Agenttiliittymä
GDS-järjestelmäyhteydet
CRM Asiakashallinta
BSP-tilitysten tarkistus
Piiloagentti
Kuvaukset
GDS-järjestelmäyhteydet
Matkatoimistot varaavat lentoja eri ns. GDS-järjestelmien kautta. Winres sisältää varausten siirtotoiminnot Amadeuksesta, Galileosta ja Sabresta. Siirron avulla lentovarauksen tiedot saadaan siirrettyä laskutukseen kätevästi ja ilman näppäilyvirheitä. Siirtotoiminto purkaa lentoreitin selväkieliseksi sekä siirtää lentolippujen numerot, matkustajien nimet ja hinnat Winres-laskulle. Jos siirto on tehty ennen lippujen tulostusta, siirto tehdään uudestaan lipputulostuksen jälkeen. Näin saadaan myös lippujen numerot mukaan. Amadeus, Galileo ja Sabre –varaukset siirretään käyttäen GDS-järjestelmien tähän tarkoitukseen tuottamia sanomia.
BSP-tilitykset
BSP-tilityksen automaattitarkistuksen avulla varmistetaan, että kaikki kirjoitetut lentoliput on myös laskutettu. Toiminto etsii BSP-tilityksessä mukana olleita lentolippujen numeroita Winresistä. Tuloksena on raportti, joka kertoo, löytyikö lippu vai ei. Tarkistus voidaan ajaa useampaan kertaan. Ajojen välillä varauksiin lisätään lippujen numeroita niin, että lopulta kaikki numerot löytyvät. Viimeisen ajon jälkeen merkitään ajo lopulliseksi, jonka jälkeen sitä ei enää voi uusia. Tilitystiedot on mahdollista ajaa suoraan Winres-ostoreskontraan, jolloin lennot huomioidaan automaattisesti katelaskelmissa.
Winres-perusjärjestelmä
Winres-perusjärjestelmä sisältää matkailuyrityksen varaus-, taloushallinta- ja CRM-toiminnot.
Alla esitellyt perusominaisuudet sisältyvät kaikkiin Comgaten toimittamiin Winres-ratkaisuihin.
Varaustoiminnot
Varaukselle valitaan asiakas, myytävät tuotteet ja hinnoitellaan tarvittaessa. Varaus tallennetaan ja laskut voidaan muodostaa heti tai myöhemmin. Järjestelmä hoitaa kaiken muun; verokäsittelyt, provisiot, kapasiteetit, hinnoittelut, historiat ja tiedot kirjanpitoon.
Laskutus- ja kassatoiminnot
Laskut muodostetaan suoraan varauksesta. Muutoksissa ja peruutuksissa vanhat laskut hyvitetään automaattisesti. Tulleet suoritukset huomioidaan automaattisesti uusissa laskuissa. Ennakko- ja loppulaskut saadaan samalla kertaa. Laskut voidaan lähettää asiakkaalle sähköpostitse tai sähköisinä laskuina.
CRM Asiakashallinta
Kaikki varauksen tehneet asiakkaat yhteystietoineen tallentuvat järjestelmään. Uutta varausta aloitettaessa saadaan vanhan asiakkaan tiedot suoraan rekisteristä. Uusi asiakas lisätään rekisteriin suoraan varausta tehtäessä. Asiakkaiden ostot tilastoituvat automaattisesti. Tietoja hyödynnetään mm. tilastoinnissa ja poimittaessa asiakkaita erilaisiin postituksiin.
Myyntitilastot
Järjestelmä tilastoi myyntiä tuotteittain, tuoteryhmittäin, asiakkaittain, asiakasryhmittäin, agenteittain ja virkailijoittain. Raportit ajetaan aina tarvittaessa halutulle aikavälille. Raportit saadaan euroina tai matkustajamäärinä. Hakuperusteena on sekä varauspäivä että lähtöpäivä. Raporteille voidaan ottaa 1-4 vertailuvuotta, jolloin nähdään suoraan, miten kauppa käy suhteessa aikaisempiin vuosiin.
Myyntireskontra
Uudet laskut ja kassatapahtumat näkyvät reskontrassa automaattisesti ja välittömästi. Pankkiin tulleet suoritukset luetaan järjestelmään automaattisesti. Laskukyselyjä voidaan tehdä varaukselle, asiakkaalle, agentille, kohteelle, lähtöpäivälle, jne. Erääntyneet ja huomautuslaskut voidaan ottaa esim. varaukselle, asiakkaalle ja agentille tai lähettää maksumuistutukset automaattisesti.
Raportit kirjanpitoon
Winres tiliöi myynnin automaattisesti jo varausta tehtäessä. Myynti päätetään kirjanpitoon kuukausittain. Myyntiraportin lisäksi tarvitaan ennakko- ja myyntisaamisraportit sekä lasku- ja suoritusluettelo. Kuukauden kirjanpito on käsitelty keskimäärin tunnissa. Kirjanpitoraporttien lisäksi ohjelmasta voidaan ajaa raportti Kuluttajavirastolle.