Keskusvaraamolle

Varauksen tuotteet valitaan kapasiteettinäkymästä. Samalla saadaan hyvä yleiskuva siitä mikä on kyseisen ajankohdan ja/tai majoitustyypin kapasiteettitilanne. Järjestelmä ylläpitää ja valvoo kapasiteettitilanteita herkeämättä ja osaa tarpeen mukaan estää ja varoittaa ylibookkauksista. Järjestelmä osaa myös tilastoida myynnit ja tilitykset kohteittain ja laskea käyttöasteet.

Ominaisuus avaa jokaisen majoituskohteen taakse huoltokirjan. Havaitusta puutteesta tai ongelmasta avataan toimeksianto. Sen avulla seurataan korjaustoimenpiteitä. Toimeksiantoon merkitään, milloin korjaus on otettu työn alle. Myös tieto valmistumisesta merkitään. Huoltokirjasovelluksesta saadaan raportit jonossa olevista, työn alla olevista ja jo tehdyistä toimeksiannoista kohteittain. Toimeksiantoihin merkitään myös kustannustiedot. Kustannukset voidaan sitten automaattisesti vähentää omistajan seuraavasta tilityksestä, jos näin on sovittu.

Tilitystiedot kirjataan automaattisesti järjestelmään jo varausta tehtäessä. Tilitys-raportilla saadaan tiedot siitä kenelle ollaan tilittämässä ja kuinka paljon. Tilitysajolla muodostetaan pankkiin lähetettävä aineisto. Kaikki tilitykseen liittyvä työ hoituu nopeasti ja kätevästi muutamalla napin painalluksella.

Winresin avulla voidaan hallita myös tulevia ja lähteviä asiakkaita. Järjestelmä näyttää luetteloa tänään tulevista, josta sitten poimitaan juuri sisään kirjoittautuva asiakas. Listasta nähdään jo tulleet ja heidän tuloaikansa. Päivän päätteeksi nähdään siis myös mahdolliset ”no-show:t”. Lähtöselvitys toimii vastaavasti: kullekin lähtijälle merkitään lähtöhetki, ja koko ajan tiedetään, ketkä eivät vielä ole lähteneet. Tulo- ja lähtöselvitystä voidaan haluttaessa tehdä myös paperilla. Winresistä tulostetaan tulevien ja lähtevien listat, joihin asiakkaiden liikkeet sitten merkitään. Tiedot pitää päivän päätteeksi viedä myös Winresiin, jotta se tietää, ketkä milloinkin ovat majoittuneet alueelle. Tätä tietoa voidaan käyttää esim. markkinoinnissa: lähetetään vaikka tekstiviesti kaikille paikalla olijoille huomisesta tapahtumasta.

Hotelleilla on omat sisäiset järjestelmänsä, samoin voi olla muillakin yrittäjillä. Nämä järjestelmät voidaan liittää suoraan Winresiin, jolloin järjestelmät keskustelevat keskenään, eikä kiintiöiden ja varausten siirtoja järjestelmästä toiseen tarvitse tehdä. Winres käy tarkistamassa varaustilanteen liitetystä järjestelmästä, ja tallentaa varaustapahtumat automaattisesti kyseiseen järjestelmään. Varausyhteyden voi ottaa käyttöön esim. Hotellinx, MyFidelio ja Sportum -järjestelmiin, tai toiseen Winres-järjestelmään.

Perusvaraus varaa asiakkaalle majoituksen päivätasolla tai lipun ohjelmapalveluun, tapahtumaan tai hissiin. Aina tämä ei riitä, vaan tarvitaan myös kellonaikojen hallintaa. Tähän tarpeeseen on olemassa Aikavaraus-toiminto. Se hallitsee poikkeavat lähtö- ja tuloajat sekä tuntiperusteisten lisäpalveluiden varaamisen. Jos asiakkaan kanssa on sovittu, että normaalin klo 12 sijaan majoitus luovutetaankin vasta 15, merkitään tieto varaukseen. Varattaessa uutta varausta samaan majoitukseen, järjestelmä varoittaa poikkeavasta lähtöajasta, ja seuraavan tulijan kanssa voidaan sopia poikkeavasta tuloajasta. Lisäpalvelut, kuten kokoustilat ja saunat voidaan aikavaraustoiminnon avulla varata tunnin tarkkuudella. Jos kokoustila on varattu 9 - 15, voidaan illaksi ottaa toinen varaus 17 - 20. Samalle illalle voidaan ottaa useampi saunavuoro, esim. 16 - 18, 19 - 21 jne. Winres varoittaa, jos vuoroja yritetään varata päällekkäin.

Majoituskohteiden omistajille ja tuottajille tuotetaan tapahtumaraportit joko paperille tai nettiin luettavaksi. Raporteilta ilmenee miten tilanne on muuttunut edellisen raportin jälkeen. Tulo- ja lähtöraportit kertovat, mikä mökki on siivousta vailla, tai mihin pitää toimittaa liinavaatteita, takkapuita tms. seuraavia asiakkaita varten. Halutessaan yrittäjät voivat saada automaattisesti sähköpostin tai tekstiviestin jokaisesta varaustapahtumasta.

Kaikki varaamon majoitukset lisäpalveluineen voidaan laittaa myyntiin Intres-verkkokauppaan. Majoitukseen liitettäviä palveluita voivat olla esim. siivoukset ja vuodevaatteet, yleisiä ohjelmapalveluita esim. retket, pääsyliput, ruokailut jne. Verkkokaupassa varaustilanne on aina ajan tasalla, ja hinnoittelu toimii täysin automaattisesti. Intresissä tehdyt varaukset ja maksutapahtumat kirjautuvat suoraan winresiin, jossa ne ovat samantien myös keskusvaraamon nähtävillä. Asiakas saa kaiken tarvitsemansa dokumentaation automaattisesti sähköpostiinsa, eikä varauksia tarvitse millään tavalla ``jälkikäsitellä`` varaamossa.

Verkkokauppa sisältää valmiit maksupalvelut. Tee vain sopimukset maksuliikkeiden kanssa ja toiminnot ovat valmiina. Asiakas maksaa varauksen suoraan verkkokaupassa. Maksun jälkeen rahat tilitetään automaattisesti majoituksen omistajalle sekä kaikille varauksen sisältäville tuotteiden palvelutarjoajille. Kaikki hoituu automaattisesti ilman käsityötä.

Nettinäkyvyys kannattaa optimoida liittämällä oma Winres-järjestelmä niin moneen varausportaaliin kuin mahdollista. Portaalien avulla oman potentiaalisen näkyvyytensä voi moninkertaistaa hetkessä. Portaalit ottavat välittämistään varauksista palkkion, mutta se on yleensä kohtuullinen korvaus saadusta lisäkaupasta ja -näkyvyydestä. Portaaliyhteyksistä on tällä hetkellä valittavissa GoFinland, Booking.com, Superhaku ja Rantapallo/Lumipallo.

Mökkiomistajille ja muille palveluiden tuottajille on olemassa oma verkkopohjainen palvelunsa, jonka kautta he voivat mm. seurata omien kohteidensa varaustilannetta. Aiemman omistajaliittymän tilalle on rakennettu täysin uudistettu yrittäjäliittymä. Nimenvaihdos tulee siitä, että majoittajien lisäksi ohjelmapalveluiden tuottajat on otettu entistä paremmin huomioon. Toteutuksen tekniikka on uusittu kokonaan, ja ratkaisu on mobiiliystävällinen – toimii sujuvasti niin kännykällä, tabletilla kuin tietokoneellakin. Mukana on myös paljon uusia ominaisuuksia. Uusina toimintoina varaamo voi antaa yrittäjän mm. itse huolehtia omien kohteidensa perustietojen ylläpitämisestä (kiintiöt, hinnat, kohdetiedot, kuvat jne.). Kaikkia palveluita ei ole pakko antaa käyttöön kaikille, vaan käytössä olevat palvelut voi valita yrittäjäkohtaisesti.

Intres-verkkokaupassa on myös niin kutsuttu ``affiliate``-ominaisuus. Olemme suomentaneet sen ``piiloagentiksi``. Varaamo voi jakaa varauslinkin niin monelle yhteistyökumppanilleen kuin haluaa. Asiakas voi siis ostaa tuotteensa muualtakin kuin varaamon omilta sivuilta. Asiakkaan varaus päätyy normaalisti varaamoon, ja automatiikka toimii samoin kuin varaamon omilta sivuilta varattaessa. Asiakas ei huomaa eroa, mutta Winres pitää kirjaa siitä mistä kanavista varaus on tullut. Varaukset ovat ``piiloagenttivarauksia``, ja Winres osaa esim. tilittää sovitun myyntipalkkion yhteistyökumppanille.

Varaamo voi tarjota mukana oleville yrittäjille mahdollisuuden laittaa varauslinkin myös omalle sivustolleen. Yhteistyöstä varaamon kanssa yrittäjä saa kaupan päälle oman verkkokaupan. Asiakas voi käynnistää varauksen yrittäjän nttisivustolta, ja saada saman palvelun kuin varaamon oma asiakaskin. Yrittäjän ei tarvitse osallistua varausten käsittelyyn mitenkään. Taustalla toimiva ``piiloagentti`` huolehtii mm. siitä, että yrittäjän saama välityspalkkio vähennetään hänelle tulossa olevasta seuraavasta tilityksestä.

Verkkokauppa voi toimia samanaikaistesti usealla eri kielellä. Kieli valitaan automaattisesti sen mukaan, miltä sivustolta asiakas sen käynnisti. Jos palvelua tarjotaan alueilla, joissa käytetään muuta kuin varaamon omaa valuuttaa, voidaan myös varauserittely muodostamaan eri valuutoissa.

Verkkokaupan voi integroida varaamon omille web-sivustoille, eikä sivustoa siten tarvitse rakentaa uudestaan. Käyttöliittymän värisävyt, fontit ja komponenttien muodot ovat räätälöitävissä varaamon toivomusten mukaisesti. Web-sivustolla mahdollisesti olevat valmiit kohde- ja tuotekuvaukset voidaan linkittää suoraan varauksiin.