System podstawowy

System podstawowy

System podstawowy zawiera kompletny zestaw narzędzi do obsługi klienta w biurze podróży. Różne funkcje zostały zintegrowane tak, aby pracownik sprzedaży mógł zająć się jedynie rezerwacją. Cała reszta odbywa się automatycznie. Poniżej znajduje się system działania podstawowego systemu Winres. Główne właściwości systemu to Rezerwacja, Kasa, Konto należności, Raporty księgowe, Klienci, Agenci, Cele / Produkty, Producenci, Statystyki sprzedaży, Raporty zdarzeń a z zewnętrznych interfejsów: Poczta elektroniczna i Transfery numerów referencyjnych. Inne funkcjonalności to różne rozszerzenia.

Przykłady funkcjonalności systemu:

Funkcje rezerwacji

Należy wybrać klienta i sprzedane produkty oraz w razie potrzeby ich wycenę. Należy poprosić system o zafakturowanie. System zajmuje się całą resztą: między innymi podatkami, prowizjami, dostępnością miejsc, wycenami, historią i przekazywaniem danych do księgowości.

Księgowanie i funkcje kasy

Faktura(-y) są tworzone bezpośrednio na podstawie zamówienia. W przypadku zmian lub rezygnacji stare faktury są automatycznie spłacane. Nadchodzące płatności są automatycznie uwzględniane w nowych fakturach. Faktury zaliczkowe i końcowe generowane są automatycznie.

Konto należności

Nowe faktury i zdarzenia kasowe są automatycznie i niezwłocznie widoczne na koncie należności. Płatności, które nadeszły do banku są automatycznie zapisywane do systemu na podstawie wyeksportowanego pliku. Zapytania dotyczące faktur można tworzyć na podstawie rezerwacji, klienta, agenta, zakupionej usługi, dnia wyjazdu, itd. Faktury zaległe i faktury przypominające można szukać ze względu na  rezerwacje, klienta, agenta.

Zarządzanie klientem

Wszyscy klienci, którzy założyli rezerwację wraz z ich danymi są zapisywani w systemie. Przy zakładaniu nowej rezerwacji wszystkie dane dotyczące klienta mogą być pobrane z systemu. Nowy klient jest dodawany do rejestru bezpośrednio przy sporządzaniu rezerwacji. Również zakupy klienta są automatycznie zapisywane w systemie. Z informacji tych można korzystać miedzy innymi do sporządzania statystyk i wyboru klientów do różnego rodzaju akcji mailingowych.

Statystyki sprzedaży

System tworzy statystyki sprzedaży według produktów, grup produktów, klientów, grup klientów, agentów i pracowników. Raporty generowane są również dla pożądanego okresu czasu. Raporty można uzyskać w różnych walutach lub np. według ilości klientów. Kryterium wyszukiwania może być zarówno data rezerwacji jak i data wyjazdu. W raportach można uwzględnić okres porównawczy z 1-4 lat. Dzięki temu bezpośrednio widać, jak obecny poziom sprzedaży ma się do wyników sprzedaży z poprzednich lat.

Raporty dla księgowości

Winres automatycznie księguje sprzedaż już w trakcie sporządzania rezerwacji. Wyniki sprzedaży są przekazywana do księgowości co miesiąc. Oprócz raportu sprzedaży potrzebne są również raporty z uzyskanych przedpłat i zysków ze sprzedaży oraz wykaz faktur i płatności. Miesięczną księgowość można wykonać w ciągu mniej więcej godziny. Oprócz raportów księgowych z systemu można wydrukować raport dla urzędu konsumentów.