Perusjärjestelmä

Perusjärjestelmä sisältää matkatoimiston palveluprosessin kokonaisuudessaan. Eri toiminnot on integroitu niin, että myyntivirkailija käsittelee vain varauksia. Kaikki muu tulee automaattisesti perässä. Alla on Winres-perusjärjestelmän toimintakaavio. Varsinaisia perusjärjestelmän ominaisuuksia ovat Varaus, Kassa, Myyntireskontra, Kirjanpitoraportit, Asiakkaat, Agentit, Kohteet/Tuotteet, Tuottajat, Myyntitilastot, Tapahtumaraporit sekä ulkoisista liittymistä Sähköposti ja Viitesiirrot. Muut toiminnot ovat erilaisia laajennuksia.

Esimerkkejä järjestelmän toiminnallisuudesta:

Varaustoiminnot

Valitaan asiakas ja myydyt tuotteet ja hinnoitellaan tarvittaessa. Pyydetään järjestelmää laskuttamaan. Järjestelmä hoitaa kaiken muun: mm. verokäsittelyt, provisiot, kapasiteetit, hinnoittelut, historiat ja tiedot kirjanpitoon.

Laskutus- ja kassatoiminnot

Lasku(t) muodostetaan suoraan varauksesta. Muutoksissa ja peruutuksissa vanhat laskut hyvitetään automaattisesti. Tulleet suoritukset huomioidaan automaattisesti uusissa laskuissa. Ennakko- ja loppulaskut saadaan samalla kertaa.

Myyntireskontra

Uudet laskut ja kassatapahtumat näkyvät reskontrassa auttomaattisesti ja välittömästi. Pankkiin tulleet suoritukset luetaan järjestelmään automaattisesti siirtotiedostosta. Laskukyselyjä voidaan tehdä varaukselle, asiakkaalle, agentille, kohteelle, lähtöpäivälle, jne. Erääntyneet ja huomautuslaskut saadaan varaukselle, asiakkaalle, agentille.

Asiakashallinta

Kaikki varauksen tehneet asiakkaat yhteystietoineen tallentuvat järjestelmään. Uutta varausta aloitettaessa saadaan vanhan asiakkaan tiedot suoraan rekisteristä. Uusi asiakas lisätään rekisteriin suoraan varausta tehtäessä. Asiakkaiden ostot tilastoituvat automaattisesti. Tietoja hyödynnetään mm. tilastoinnissa ja poimittaessa asiakkaita erilaisiin postituksiin.

Myyntitilastot

Järjestelmä tilastoi myyntiä tuotteittain, tuoteryhmittäin,asiakkaittain, asiakasryhmittäin, agenteittain ja virkailijoittain. Raportit ajetaan aina tarvittaessa halutulle aikavälille. Raportit saadaan euroina tai matkustajamäärinä. Hakuperusteena on sekä varauspäivä että lähtöpäivä. Raporteille voidaan ottaa 1-4 vertailuvuotta, jolloin nähdään suoraan, miten kauppa nyt käy suhteessa aikaisempiin vuosiin.

Raportit kirjanpitoon

Winres tiliöi myynnin automaattisesti jo varausta tehtäessä. Myynti päätetään kirjanpitoon kuukausittain. Myyntiraportin lisäksi tarvitaan ennakko- ja myyntisaamisraportit sekä lasku- ja suoritusluettelo.Kuukauden kirjanpito on käsitelty keskimäärin tunnissa. Kirjanpitoraporttien lisäksi ohjelmasta voidaan tulostaa raportti Kuluttajavirastolle.

Sähköposti

Sähköpostiliittymä käyttää työasemalle asennettua sähköpostia. Lähetettävä aineisto on liitetiedostoina, pdf – tai muu haluttu esitystapa. Sähköpostissa voi lähettää niin laskut (ennakko-, loppu- ja hyvityslaskut), tilausvahvistukset, tarjoukset, matkaohjelmat kuin myös voucherit.